Nära nog alla företag behöver någon gång ett register för att lagra information. Det kan handla om allting från produktlistor till kunddatabaser eller bara enkla att göra-listor.
Tyvärr verkar inte produkten ha rönt någon större framgång. Under sommaren meddelade tillverkaren Filemaker att produkten nått vägs ände. Plötsligt blev det mycket svårare för dig som behöver ett enkelt register.
Bland alla alternativ lyser Tap Forms klarast. Applikationen saknar en hel del funktioner från Bento, men erbjuder å andra sidan egna finesser. Dessutom kostar det bara 189 kronor, några hundringar mindre än den nedlagda konkurrenten.
Tap Forms kommer med en stor hög av enkla register som du kan börja jobba med direkt. De fungerar bra om du vill ha lite inspiration.
Längst till vänster har du formulärlistan. Här finner du snabblänkar till olika register och även en hel del fördefinierade mallar. Mittenkolumnen ger dig en snabblista över rader i valt register. Sista delen av ytan är till för att visa en komplett post.
Vill du göra automatiska beräkningar kan du använda den inbyggda datatypen för det här. Dra upp de fält du vill jobba med.
Programmet kan integreras med din inbyggda adressbok om du vill. Bara lägg in rätt typ så sker kopplingen helt automatiskt.
Tryck nu på fliken Alla formulär, uppe till vänster. Öppna där upp Företag så du får se detaljraderna under. Markera Tidningsprodukter för att aktivera det registret.
När du är klar trycker du åter på plustecknet. Knappa in uppgifter för TechWorld, Computer Sweden och PC för Alla. Vad du skriver in är inte viktigt. Huvudsaken är att du har lite data.
Ska du exportera data hjälper det att veta vilken mottagare du har. Även om det går att fixa till i efterhand blir det enklare att göra rätt direkt.
Även om Tap Forms inte är en avancerad databas kan du koppla ihop register med varandra. Det gör programmet mer kraftfullt än vad det först ger sken av.
Addera sedan ytterligare några fält. Börja med Levererad. Se till att den är av typen Kontrollera markering. Fortsätt med Ansvarig, som ska vara en Kontakt och avslutningsvis Deadline av typen Datum & Tid. Avsluta sedan med Klart.
Klicka i fältet för Deadline.
Svenska Excel för OS X läser med lätthet in exporterade filer från Tap Forms. Det gäller bara att du knappat in rätt exportuppgifter.
Det finns en posttyp till som är bra att känna till. Men innan du kan använda den behöver du ett nytt register. Skapa därför Utgåva med fälten Tidningsnamn, År och Nummer.
Vill du skydda din information på nätet kan du använda Dropbox. Men Macversionen av programmet gör det även enkelt att använda iCloud.
Det första är mycket enkelt att göra. Se till att aktivera programmet. Gå sedan upp i Filmenyn och välj Backup. Peka ut målmappen och klicka på knappen. Resultatet blir en zipfil som du kan lägga på ett säkert ställe.
Markera Tidningsprodukter och öppna menyn Fil. Klicka på Exportera poster för att få upp en dialogruta. Här kan du mata in vilka format du önskar och om du vill ha med dig media. Kör ut filen genom att klicka på Exportera och välja målfil.
iOS-versionen av Tap Forms fungerar i princip på samma sätt som skrivbordsvarianten. Av förklarliga skäl tar det lite längre tid att mata in data.
Tyvärr kom ovan inmatade fält i tokig ordning. Fast det är lätt fixat. Tryck och håll ner fingret på de tre strecken till höger om Pris. Dra sedan etiketten ner under Inköpsår.
Att skicka data mellan olika enheter är lite klumpigt, men sker i alla fall i ett enkelt format. Du kan dessutom göra det med ftp, e-post eller Dropbox.
Bygg nu färdigt ditt register med allt du vill ha i det. Notera att du har alla specialfält som finns i datorversionen också. Det inkluderar foton, ljudinspelningar och kontakter.
Programmet kommer med en inbyggd webbserver. Det innebär att du kan hämta och skicka filer till appen genom din webbläsare.
Lite större företag använder sig ofta av avancerade databaslösningar. Allt från Filemaker och Access till Oracle och Sql Server dyker upp på kontor med många anställda. Fast de lösningarna är oftast för komplicerade för det lilla bolaget.
Vad mindre organisationer söker efter är något som är smidigare än Excel, men samtidigt mycket lätt att jobba med. Tidigare fanns det ett solklart val – Bento. Det var ett Macanpassat register som även nybörjare kunde komma i gång med.
Bästa Filmaker-ersättaren
Tyvärr verkar inte produkten ha rönt någon större framgång. Under sommaren meddelade tillverkaren Filemaker att produkten nått vägs ände. Plötsligt blev det mycket svårare för dig som behöver ett enkelt register.
Tap Forms kommer med en stor hög av enkla register som du kan börja jobba med direkt. De fungerar bra om du vill ha lite inspiration.
Du köper produkten i App Store, eller mer exakt på . Efter en liten stund är programmet nedladdat och du kan starta det på vanligt sätt. Vad du får upp är ett tredelat fönster.
Snabblänkar och mallar
Längst till vänster har du formulärlistan. Här finner du snabblänkar till olika register och även en hel del fördefinierade mallar. Mittenkolumnen ger dig en snabblista över rader i valt register. Sista delen av ytan är till för att visa en komplett post.
Initialt har du inte mycket att titta på. Därför ska du bygga ett register omgående. Klicka på plustecknet nere till vänster. Döp din databas till Tidningsprodukter. Trycker du på kategorilistan lär du notera att du bara har engelska alternativ. Det är lätt ändrat.
Vill du göra automatiska beräkningar kan du använda den inbyggda datatypen för det här. Dra upp de fält du vill jobba med.
Tryck på Redigeraknappen. Markera raden Business och klicka på minustecknet. Bekräfta när du får frågan. Gör samma sak för Personal och Miscellaneous. Med plustecknet kan du sedan lägga till Företag, Privat och Övrigt.
Markera en annan del av Tap Forms för att komma ut ur dialogrutan. Välj nu Företag som kategori för databasen. Gå sedan vidare till fliken som heter Fältets egenskaper.
Här bygger du upp alla de rubriker som du vill fylla i för varje post. Klicka på Nytt fält för att skapa det första. Sätt Fältnamn till Tidningsnamn och välj typen Sms. Det är ett underligt typnamn, men är sannolikt en felaktig automatöversättning av Text.
Förutom namn och typ kan du välja Ord under Versalisering. Det ser till att alla namn som matas in får en stor bokstav i början. När det här är gjort klickar du på plustecknet för att lägga till nya inmatningsfält.
Programmet kan integreras med din inbyggda adressbok om du vill. Bara lägg in rätt typ så sker kopplingen helt automatiskt.
Addera nu Nästa utgivningsdatum, Logotyp och Upplaga. De ska i tur och ordning vara av typerna Datum, Foto och Nummer. För det sista fältet kan du lägga in en nolla i rutan för Grundvärde.
När du är klar med allting går du tillbaka till fliken Formulärets egenskaper. Välj Nästa utgivningsdatum under Första sorteringsfält. Markera dessutom Upplaga och Totalt under gruppen Beräkning, uppe till höger. Avsluta sedan genom att klicka Klart.
Lägg in data
Tryck nu på fliken Alla formulär, uppe till vänster. Öppna där upp Företag så du får se detaljraderna under. Markera Tidningsprodukter för att aktivera det registret.
Dags att lägga till lite data. Tryck på plustecknet i mittenfältet. Mata in MacWorld, 2014-01-01 och 500 000 för upplaga. En bild lägger du till genom att trycka på mappikonen och välja ett foto på din hårddisk.
När du är klar trycker du åter på plustecknet. Knappa in uppgifter för TechWorld, Computer Sweden och PC för Alla. Vad du skriver in är inte viktigt. Huvudsaken är att du har lite data.
Ska du exportera data hjälper det att veta vilken mottagare du har. Även om det går att fixa till i efterhand blir det enklare att göra rätt direkt.
Till slut ser du en lista med data i mittenkolumnen. Längst ner finns en summering av alla upplagor. Sorteringen sker på utgivningsdatumet, precis som tidigare specificerat.
Har du ont om utrymme kan du klicka på pilen nere till höger för att gömma undan formulärlistan. Vidare går det att justera vyn en aning. Börja till exempel med att klicka på knapparna till höger om rubriken Tap Forms. De ger dig två olika sätt att titta på informationen: enkelläge eller multiläge.
I den senare varianten ser du lite mer information. Om du tycker det blir för mycket kan du gömma fält. Det gör du genom att klicka på det lilla verktygsfältet upp till höger. Du får upp en lista där du kan markera och avmarkera fält. Testa till exempel att dölja Logotyp. Markera MacWorld och kryssa i stjärnsymbolen i nederdelen. Det ger dig extra grafik uppe i ena kanten och är ett sätt att bokmärka information som du kan behöva komma åt lite oftare.
För att se all data du stjärnmarkerat öppnar du upp formulärlisten igen. Klicka sedan på Min formulär och Favoriter. Där får du upp en lista över alla poster du kryssat för, oavsett vilket register de ligger i.
Om du letar efter någonting du inte markerat kan du använda sökfunktionen uppe till höger. Mata in det du är på jakt efter. Normalt får du automatiskt med ett filter men du kan välja bort dem.
Mata till exempel in Mac i fältet. Hade du Tidningsprodukter förvalt kommer det automatiskt att bli gruppen sökningen sker i. Men tryck bara på knappen Alla formulär för att göra en global sökning.
Nu när du fått en känsla för grunderna markerar du registret Tidningsprodukter och trycker på Redigera. Lägg till kolumnerna Pris och Intäkt. Den första är av typen Nummer, den andra Beräkning.
Även om Tap Forms inte är en avancerad databas kan du koppla ihop register med varandra. Det gör programmet mer kraftfullt än vad det först ger sken av.
För Intäkt måste du mata in en formel för hur innehållet ska beräknas. Dra Pris från Tillgängliga fält upp i den tomma målrutan. Skriv in ett multiplikationstecken och lyft sedan in Upplaga i slutet.
Alarm för uppdateringar
Addera sedan ytterligare några fält. Börja med Levererad. Se till att den är av typen Kontrollera markering. Fortsätt med Ansvarig, som ska vara en Kontakt och avslutningsvis Deadline av typen Datum & Tid. Avsluta sedan med Klart.
Gå till listan och markera MacWorld. Skriv in ett pris och notera hur fältet Intäkt automatiskt räknas fram. Tryck sedan på ikonen till höger om Ansvarig. Det öppnar upp ett fönster med alla dina kontakter. Välj valfri person.
Fältet Levererad är bara en flagga som indikerar ja eller nej. Kryssa i en eller ett par av rutorna i multikolumnsvyn. Dubbelklicka sedan på rubriken för att sortera efter den. Markera sedan åter raden med MacWorld.
Klicka i fältet för Deadline.
Svenska Excel för OS X läser med lätthet in exporterade filer från Tap Forms. Det gäller bara att du knappat in rätt exportuppgifter.
Det här fungerar som datumfältet tidigare, men med skillnaden att du har ett klockslag också. Fördelen är att du kan koppla det till en varning. Välj en dag och kryssa för alarmet.
När du nu trycker på Alarm i listan till höger kommer du att få upp din post. När klockslaget slår in får du en visuell varning som påminner dig om att det är dags att göra något åt aktuell post.
Skapa nytt register
Det finns en posttyp till som är bra att känna till. Men innan du kan använda den behöver du ett nytt register. Skapa därför Utgåva med fälten Tidningsnamn, År och Nummer.
Redigera sedan Tidningsprodukter igen. Lägg till fältet Utgåvor av typen Länka till formulär. Längst ner väljer du Utgåva i listan. Se till att Länktypen En till många är markerad. Tryck på Klar för att komma tillbaka till postlistan.
Välj nu MacWorld. Längst ner i posten har du nu en ny lista. Tryck på plustecknet och mata in MacWorld, 2014 och 1. Lägg till en rad till för utgåva nummer 2 för samma år.
Markerar du nu registret Utgåvor kommer du att se raderna du knappade in. Genom att koppla ihop olika register kan du jobba med dem både kombinerat och vart och ett för sig.
På det här sättet kan du bygga upp register som passar just ditt behov. Vill du inte börja från noll finns det dessutom en handfull mallar du kan utgå ifrån. De gömmer sig under Alla formulär. Klicka på den knappen och öppna Avkategoriserad.
I princip är det färdiga register du kikar på och ingenting hindrar dig från att börja använda dem direkt. Men vill du justera dem lite är det en bra idé att först göra en kopia. Markera det och klicka på skift- cmd-d. Då har du kvar originalet om du gör fel.
Vill du skydda din information på nätet kan du använda Dropbox. Men Macversionen av programmet gör det även enkelt att använda iCloud.
När du är klar kan du dessutom gå in i redigeringsläget och trycka på ikonen uppe till vänster. Då får du upp en lång lista med lite roligare bilder att välja på. Tryck på någon symbol som passar innehållet.
Innan du stänger ner databasen gäller det att skydda den. Det finns speciell hjälp i programmet både för att göra en säkerhetskopia och för att exportera informationen.
Snabb backup
Det första är mycket enkelt att göra. Se till att aktivera programmet. Gå sedan upp i Filmenyn och välj Backup. Peka ut målmappen och klicka på knappen. Resultatet blir en zipfil som du kan lägga på ett säkert ställe.
Ett annat alternativ är att säkra upp informationen i iCloud. Tap Forms erbjuder särskilt stöd för det. Klicka på molnknappen i topplisten och kryssa för Aktivera iCloud-synk. Nu har du skydd i Apples webbtjänst.
Vill du lagra undan data från ett givet register i ett mer allmänt format än applikationens egna är det export som gäller. Notera att du måste ta hänsyn till mediafiler. Det är inte alla mjukvaror som kan ta in bilder och andra filer.
Exportera i olika format
Markera Tidningsprodukter och öppna menyn Fil. Klicka på Exportera poster för att få upp en dialogruta. Här kan du mata in vilka format du önskar och om du vill ha med dig media. Kör ut filen genom att klicka på Exportera och välja målfil.
Om du till exempel har en svensk version av Excel på OS X som tänkt målprogram väljer du Unicode utf-16 som filkodning, tab som kolumnavgränsare och Mac cr som linjeslut. Med den uppsättningen får du in cellerna på korrekt sätt och innehåll med å, ä och ö.
Bygg i din iPhone
Ett register är värdelöst om du inte har tillgång till det. Med iOS-versionen av Tap Forms kan du ta all din information med dig ut på stan. Du kan till och med strunta i datorversionen.
Om du känner att du behöver ett register med dig i din telefon eller på din surfplatta kan du kika på iOS-versionen av Tap Forms. I motsats till OS X är utbudet större på den mobila sidan, men integrationen med Mac gör den till ett bra val. Ladda hem den på: .
När du startar den kommer du direkt till formulärsidan. Klicka på plustecknet för att skapa ett nytt register. Precis som för skrivbordsversionen finns det många fördefinierade alternativ. Klicka på Ny, uppe till höger.
iOS-versionen av Tap Forms fungerar i princip på samma sätt som skrivbordsvarianten. Av förklarliga skäl tar det lite längre tid att mata in data.
Tryck på Nytt formulär och ändra namnet till Macar. Välj sedan kategorin Personal. Notera att du kan redigera grupperna och översätta till svenska genom att klicka på Ändra. Gör det om du vill.
Välj sedan Lägg till ett fält. Ge det fälttiteln Modell och låt typen vara. Skapa sedan ytterligare ett fält, Pris, av typen Nummer. Avsluta med Inköpsår som också det ska vara numeriskt. Ta dig sedan tillbaka genom att klicka på Redigera formulär.
Flytta på fälten
Tyvärr kom ovan inmatade fält i tokig ordning. Fast det är lätt fixat. Tryck och håll ner fingret på de tre strecken till höger om Pris. Dra sedan etiketten ner under Inköpsår.
Tryck på Beräkning. Välj fältet Pris och låt Totalt vara markerat. Återgå till föregående sida och gå in i Sorterings- och grupperingsinställningar. Välj Inköpsår som första sorteringsfält och Modell som andra.
Att skicka data mellan olika enheter är lite klumpigt, men sker i alla fall i ett enkelt format. Du kan dessutom göra det med ftp, e-post eller Dropbox.
Backa tillbaka två steg. En tom lista visas. Klicka på plustecknet i toppraden. Det ger dig en lista på rubrikerna. Fyll i dem en och en. Skapa till exempel en rad för Macbook Pro 15, 2012 och 27 000 kronor. Lägg till ännu en rad.
Backa tillbaka så kommer en lista med de poster du matat in att visas. Med sökrutan längst upp kan du filtrera ut det du är intresserad av. Notera också att du har din totala inköpssumma nere till höger.
Vill du redigera ditt register klickar du på pilen längst upp till höger. Följ upp det med Kundanpassa formulär. Till exempel kan du ändra Listvyns fält till 3 för att se skillnaden.
Klicka dig sedan in på en av posterna. Tryck på stjärnan längst upp för att specialmarkera den. Välj samma symbol längst ner så visas en lista över alla rader du kryssat för.
Foton, ljud och kontakter följer med
Bygg nu färdigt ditt register med allt du vill ha i det. Notera att du har alla specialfält som finns i datorversionen också. Det inkluderar foton, ljudinspelningar och kontakter.
När du är klar kanske du vill skicka inmatad data till din dator. Du kan göra det på flera sätt. Har du båda maskinerna uppkopplade på samma nätverk är det enklast att använda den inbyggda webbservern.
Börja med att välja rätt format. Klicka på Verktyg och sedan på Import- & Exportinställningar. Välj filkodning utf-16 för exportfilerna. Välj även Mac för Linjens slut.
Programmet kommer med en inbyggd webbserver. Det innebär att du kan hämta och skicka filer till appen genom din webbläsare.
Gå nu till ditt register och tryck på pilen uppe till höger. Välj Exportera poster. Tryck sedan på ikonen Filer, längst ner. Aktivera webbservern genom att röra On-knappen till vänster. Den blir röd och ger dig en adress. Gå dit på din dator.
Länka dig vidare till Exports och tryck på Macar.csv. Du kommer att få upp innehållet i din webbläsare. Filen kan du spara ner och läsa in i både Excel och Tap Forms på OS X.
Givetvis kan du skicka data på andra hållet också. Gå bara till webbsidan och välj Upload. Se till att skicka informationen till mappen Import. Klicka sedan på filen i iOS-appen för att ladda hem den.