Första titten på Microsoft Office 2016 – vi gillar det vi ser

 

Office 2007 för Windows följdes av Office 2008 för Mac. Office 2010 av Office 2011. Men Office 2013 har inte fått någon motsvarande Mac-version – förrän nu. I förra veckan presenterade Microsoft en öppen betaversion, eller förhandsversion som företaget kallar det, av Office 2016. Den färdiga versionen ska släppas under andra halvan av detta år.

 

Efter första titten är vi imponerade och optimistiska. För första gången sedan 1980-talet känns det som att Microsoft inte ser på Mac-versionen som ett styvbarn.

 

Eftersom programmen inte har släppts på riktigt än kan vi inte sätta betyg på dem, men vi går igenom samtliga program och tittar på nyheter och förbättringar samt hur de står sig jämfört med sina motsvarigheter i Office 2013.
 

Gemensamma nyheter i sviten

Microsoft säger att målet med Office 2016 är att göra gränssnitten i programmen gemensamma på alla plattformar, så att du kan arbeta i dem på samma sätt oavsett om du sitter vid en Mac, pc, Iphone, Ipad eller Android-enhet (eller i en webbläsare).

 

Tittar vi på Office 2016 sida vid sida med Office 2013 verkar det onekligen som att Microsoft har lyckats rätt bra med det. Jämfört med Office 2011 som hade ett mycket mer egensinnigt gränssnitt känns det som att de som använder både Windows och Mac kommer att få mycket lättare att växla mellan datorerna och Officepaketen.

 

Gränssnittet har blivit mer likt Windows-versionen.

 

På en Mac med retinaskärm är skillnaden ännu större. Microsoft har nästan helt övergått till att använda Apples Cocoa-api:er, vilket bland annat gör att nästan alla verktygsikoner och självklart all text och många andra detaljer är högupplösta och får gamla Office att helt enkelt se fult ut på samma dator. Faktum är att Office aldrig har sett så bra ut på någon plattform.

 

Gränssnittet är helt och hållet framtaget för mus/styrplatta och tangentbord, och inga av de märkliga detaljer som skulle göra det enklare att använda Office med pekskärm i den senaste Windows-versionen har hängt med.

 

En stor skillnad mot Office 2013 är att du inte kan sköta filhantering direkt i programmet utan får nöja dig med Finder.

 

Onedrive har bakats in i nya Office, så att du automatiskt får frågan om du vill spara nya dokument i molnet i stället för på datorns hårddisk.

 

Microsofts molnlagringstjänst Onedrive är inbakat i programmen och när du sparar ett nytt dokument får du klicka ”På min Mac” innan du kan spara lokalt i stället för i molnet.

 

Du kan även lägga till andra molntjänster, men just nu hanterar sviten bara Onedrive, Onedrive for Business och Sharepoint. I framtiden lär Dropbox och andra tjänster också få rum här, annat vore konstigt. Du kan så klart spara till Icloud Drive genom att först klicka På min Mac och sedan på Icloud Drive i vänsterspalten.

 

Programmen klarar Yosemites inbyggda helskärmsläge, men märkligt nog inte den inbyggda versionshanteringen och autosparfunktionen. Så vitt vi kan se finns inget autosparande alls, vilket känns som en stor brist i ett nytt program 2015. Microsoft säger att Yosemites autospar inte fungerar ihop med Onedrive, och om det inte kan lösas lär funktionen inte dyka upp senare heller.
 

Word – med funktioner för samarbeten

Nya möjligheter att samarbeta i ett dokument är Words största förändring. Upp till ett tiotal personer kan öppna och redigera ett dokument samtidigt, och programmet håller koll på alla ändringar och du kan lösa enskilda versionskonflikter om de skulle uppstå. Till skillnad från till exempel Google Docs visas inte ändringar omedelbart utan du måste först spara för att dina ändringar ska synkas till de andra användarna, och dessa måste spara själva för att dina ändringar ska visas.

 

Klicka på den lilla personen med ett plustecken uppe i högra hörnet för att lägga till fler personer som kan redigera dokumentet.

 

När någon annan har gjort ändringar ska det dyka upp en notis, men det har vi hittills inte fått att fungera. Eftersom det är betaversioner är det förmodligen bara en bugg.

 

Den andra samarbetsfunktionen är trådade kommentarer, som verkar fungera precis som i Word 2013. Du och de andra som redigerar ett dokument kan alltså kommentera varandras kommentarer och programmet håller ordning på dessa kommentarstrådar.

 

Det nya navigeringsfönstret kommer från Word 2013 och har en ny navigationsmetod utöver Dokumentöversikt, Miniatyrfönster och Sök och ersätt: Granskningsfönster. Där visas alla infogningar, borttagningar, flyttar, formateringar och kommentarer som har gjorts i ett dokument där ändringar spåras.

 

En stor skillnad mot Windows-versionen, som kan leda till att dokument ser konstiga ut när de skickas fram och tillbaka, är att styckeformatet Normal ser helt olika ut. På Windows har det 11 punkters Calibri med radavstånd 1,08 och 8 punkters extra mellanrum efter stycket. Word 2016 har 12 punkters Calibri med enkelt radavstånd och inget extra mellanrum efter. Vill du ha lite mellanrum mellan stycken kommer du då förmodligen trycka fram nytt stycke en extra gång, men när dokumentet sedan öppnas i Windows-versionen blir avståndet gigantiskt.

 

Förhoppningsvis kommer Microsoft fixa det här, så att standardformat ser likadana ut innan den slutgiltiga versionen släpps. Tills vidare kan du redigera standardformatet Normal så att det matchar Windows-versionen om du behöver.
 

Excel – nu med samstämmiga kortkommandon

Microsoft har varit väldigt hjälpsamt mot alla Excel-rävar som tidigare blivit närmast handikappade när de tvingats använda Mac-versionen av programmet. De flesta kortkommandon från Windows fungerar nämligen som vanligt i Excel 2016. Du kan använda ctrl+c i stället för cmd+c för att kopiera till exempel, och ställer du inte OS X på att använda F-tangenterna i stället för specialfunktionerna som standard (så att du slipper Fn-tangenten) finns flera användbara kortkommandon som F2 för att redigera en cell och färglägga de olika refererade cellerna.

 

Du kan nu spara direkt till pdf, och formelredigeraren är lika kraftfull som i Excel 2013. Automatisk komplettering är också uppdaterat för att matcha Windows-programmet.

 

 

Några saker saknas dock fortfarande, till exempel pivot-diagram, snabbanalys och Hitta alla. Programmet har heller inte stöd för utf-8, vilket i stort sett alla Mac-program har sedan länge. Makron verkar vara med, men i den här förhandsversionen fungerar inte Visual Basic-redigeraren.

 

Excel är fortfarande 32-bitars, vilket är märkligt och just i ett kalkylbladsprogram faktiskt en begränsning. Försöker du öppna riktigt stora filer (över 3,5 gigabyte) blir programmet riktigt segt.

 

Däremot verkar Microsoft äntligen ha fått bukt med den extrema prestandaskillnaden mellan Windows- och Mac-versionerna. I Office 2011 blev Excel segt som sirap om du till exempel försökte filtrera en fil med 50 000 rader, eller om du försökte göra en pivottabell av den. Det tar fortfarande ett par sekund att till exempel visa en stor mängd dolda rader, men när allt är framme kan du rulla runt utan lagg och ändringar av filter på stora tabeller går omedelbart.

 

Excel har också samma nya samarbetsfunktioner som Word.

 

 

Powerpoint – med nytt presentationsläge

Powerpoint får också del av de nya funktionerna för samarbete, och har även fått ett nytt presentationsläge där du visar presentationen på en skärm i helskärmsläge samtidigt som du ser anteckningar på en annan skärm. Det fungerar som i Powerpoint 2013 och i IOS-versionen av Powerpoint.

 

Powerpoint är dock fortfarande Powerpoint och de flesta Mac-användare lär nog fortsätta använda Keynote i stället.

 

 

Outlook – med en kaldervy vi gillar

Nya Outlook för Mac har redan varit ute några månader för användare med Office 365-konton. Det har en del trevliga funktioner som en riktigt bra kalendervy där du kan se två kalendrar sida vid sida och även dra en kalender till en annan för att se eventuella konflikter i schemat.

 

Men den här betaversionen av programmet har ganska stora problem. Vi lyckades till exempel inte lägga till varken Icloud- eller Gmail-konton och när vi försökte med Gmail fick vi ett varningsmejl från Google om att någon hade försökt logga in på kontot med en osäker metod.
 

Onenote – nu med ocr-skanning

Sedan Onenote släpptes på App Store har programmet uppdaterats rejält flera gånger och har gått från att vara lovande men begränsat till riktigt användbart. Den enda nyheten i Office 2016-versionen är att du kan ocr-skanna dokument som läggs till på Onedrive.
 

Sammanfattning

Efter några timmars testande av Office 2016 är vårt intryck optimistiskt. Microsoft har lyckats göra Mac-versioner som i allt väsentligt är desamma som Windows-programmen, men som ändå känns mer ”maciga” än någonsin.

 

Excel har fått en mycket efterlängtad prestandaförbättring och de nya verktygen för samarbete kommer underlätta för många. Vi saknar fortfarande autospar och en del annat som vi närmast tar för givet i Mac-program, men Microsoft har visat att Office för Mac tas på allvar och är här för att stanna.